"PEP sorgt für bessere Mitarbeitermotivation im Handel" - Interview mit Gunda Cassens, Bereichsleiterin Zeitmanagement und Mitglied der Geschäftsleitung von GFOS, Essen

18/11/2011
Personaleinsatzplanung

Sie sagen: PEP trägt zur Mitarbeitermotivation bei. Warum?

Eine Personaleinsatzplanungssoftware plant im Gegensatz zum Menschen Mitarbeiter neutral, rein anhand der abzudeckenden Kriterien. Diesen Vorschlag kann der Personalplaner annehmen, ergänzen oder verwerfen. Die Planung wird genau dokumentiert, so dass die Mitarbeiter Einblick nehmen und die Entscheidungen nachvollziehen können. Aus unserer Sicht ist dies ebenso ein wichtiger Teil einer gerechten Planung wie auch ein Beitrag zur Work-Life-Balance. Die Mitarbeiter machen ihre Terminvorschläge und können sehen, ob und wie diese realisiert wurden. Zudem haben sie Einblick in die Planung der Belegschaft, das subjektive Bauchgefühl wird mithin objektiviert.

Die Mitarbeiter haben einen größeren Einfluss auf ihre Arbeitszeit und fühlen sich unterm Strich einfach besser behandelt. Nur, wenn sich die Mitarbeiter gerecht behandelt fühlen, bringen sie eine 100-Prozent-Leistung und stehen aktiv hinter ihrem Unternehmen. Benachteiligungen – ob tatsächliche oder nur gefühlte – führen zu Demotivation. Diese wirken sich früher oder später negativ auf das Betriebsklima aus.

Ängste sind das Gegenteil von Motivation. Welche Befürchtungen muss man bei der Einführung von PEP und Zeiterfassung ausräumen?

In vielen Unternehmen wird zunächst von der Kontrollfunktion einer PEP gesprochen, wenn diese eingeführt werden soll. Personaleinsatzplanung ist jedoch alles andere als ein Kontroll- und Überwachungsinstrument. Im Gegenteil, durch kaum ein anderes Instrument erfolgt die Planung der Mitarbeiter derart gerecht.

Hören Ihre Kunden auf Sie? Haben Sie Einfluss auf deren Mitarbeiterkommunikation?

Ja, unsere Kunden vertrauen auf unsere Erfahrung. In Beratungsgesprächen versuchen wir deutlich zu machen, welche Lösungen für die Kunden von Vorteil sind. Wir verstehen uns dabei ganz klar als Partner unserer Kunden. Dies kann auch schon einmal so weit gehen, dass wir als Vermittler zwischen Geschäftsleitung und Betriebsrat fungieren. Wir haben in diesem Fall den Status eines neutralen Dritten.

Wie vermeidet man Streit bei der Schichtplanung und bei den Ferienterminen?

Durch die nachvollziehbare Planung und die Dokumentation der jeweiligen Arbeitszeiten und Ferienzeiten können die Mitarbeiter erkennen, wer wann gearbeitet hat oder Urlaub hatte. Diese Informationen werden Personalgesprächen zugrunde gelegt, wenn beispielsweise Urlaubsanträge nicht genehmigt werden können oder Schichten zu besetzen sind. Die Mitarbeiter können so nachvollziehen, warum diese Entscheidung erforderlich ist und warum sie erst beim nächten Mal wieder über Ostern Urlaub bekommen.

Lässt PEP-Zahlenanalyse Rückschlüsse auf das Betriebsklima zu? Ist es ein gutes Zeichen, wenn Mitarbeiter miteinander reden und Schichten tauschen?

Sicherlich kann man durch entsprechende Zahlenanalysen Rückschlüsse auf das Betriebsklima ziehen. Je intensiver die Mitarbeiter sich mit dem System identifizieren, es akzeptieren, desto ausgiebiger nutzen sie dieses auch. Auf der anderen Seite reduziert ein gutes Planungssystem jedoch auch nachträgliche Korrekturen, weil zahlreiche Faktoren bereits im Vorfeld berücksichtigt werden.

Welche Kostensenkungen können Handelsunternehmen durch die Einführung von PEP-Software erwarten?

In vielen Unternehmen wird heute immer noch nach klassischen Mustern in regelmäßigen Schichten losgelöst vom tatsächlichen Bedarf geplant. Das muss nicht sein. Mit PEP lassen sich die verfügbaren Personalressourcen optimiert nutzen. Unter oder Überbesetzungen werden weitgehend vermieden und die erforderlichen Planungszeiten kann man um bis zu 75 Prozent reduzieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass allein durch den bedarfsgerechten Einsatz des Personals 5 Prozent und mehr an Personalkosten eingespart werden können – ohne dass ein Stellenabbau erforderlich ist. Vertretungen bei Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Urlaub kann man aus den eigenen Reihen sicherstellen. Aushilfen sind seltener erforderlich.

Bedeutet das nicht mehr Stress für die verbleibende Belegschaft?

Je genauer die Planung ist, desto geringer der Stress für die Mitarbeiter, weil der Einsatz vorhersehbar verläuft. PEP-Software greift unter anderem auf Erfahrungswerte der Vergangenheit zurück, beispielsweise das Kundenaufkommen an bestimmten Tagen zu bestimmten Zeiten. Erwartet der Handel ein hohes Kundenaufkommen, verstärkt er die Personaldecke, während zu Randzeiten Mitarbeiter zu Hause bleiben oder nach Hause gehen können.

Welche Trends in der Personalwirtschaft beobachten Sie und wie setzen sie diese in Software um?

Die Unternehmen müssen immer flexibler und dabei kundenorientierter werden. Der Markt erwartet immer kurzfristigere Reaktionen. Zudem fordern Kunden heute verstärkt qualifizierte Beratung. Der richtige Mitarbeiter muss also zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Nur wenn der Handel sich auf diese Faktoren einstellt, lassen sich Kosten weiter optimieren und gleichzeitig die Serviceverfügbarkeit steigern. „X/TIME Retail“ sammelt hierzu alle relevanten Informationen von der Qualifikation des Personals über Zeitsalden sowie Verfügbarkeiten bis hin zu Kassendaten und Kundenaufkommen. Diese fließen ebenso automatisch in die Planung ein wie Mitarbeiterwünsche.

Stichwort Kassendaten. Wie kann man mit ihnen die Wartezeiten an der Kasse reduzieren?

Unsere umfassend erweiterte Retail-Lösung bietet eine voll automatisierte Kassenplanung, die auf Knopfdruck eine Kassenbesetzung vorschlägt, in der sowohl Kassentypen als auch individuelle Kassenprioritäten berücksichtigt werden können. Mit dieser Lösung ist die einzelne Filiale für die Weihnachtszeit gerüstet, wird so doch der individuelle Bedarf vor Ort berücksichtigt. Auf der EuroCIS hat GFOS die erweiterte und verbesserte Lösung „X/TIME Retail“ im Gepäck.

Interview: René Schellbach, iXtenso.com