ERP Prozesse

01.06.2012

Jack Wolfskin stellt seine Prozesse auf die Software „Dynamics AX 2012“ von Microsoft um. Der Freizeit-Ausstatter erhofft sich hohe Flexibilität, Skalierbarkeit und viel Gestaltungsfreiheit. Ob die Wünsche in Erfüllung gehen? ERP-Projekte sind oft ein Kraftakt und werden nicht selten viel teurer als geplant. Woran das liegt und was man dagegen tun kann, das beleuchten wir in diesem Fokus-Thema.


Jack Wolfskin standardisiert mit der Umstellung seine Unternehmensprozesse in den Bereichen Finanzen, Einkauf, Verkauf, Logistik und Service. Die ERP-Lösung „Microsoft Dynamics NAV“, ausgerichtet auf mittelständische Unternehmen, hatte sich bereits bewährt. Die Umstellungen sind Teil einer IT-Gesamtstrategie, mit der Jack Wolfskin die Weichen für sein internationales Wachstum stellt. Daher war die Mehrsprachigkeit der Software ein Entscheidungskriterium.

Die Gesamtstrategie ist der Knackpunkt bei vielen ERP-Projekten. Die Vorgaben dafür müssen vom Management kommen, doch umgesetzt werden muss dies von den IT-Leuten im eigenen Haus, oft unterstützt von externen Dienstleistern. Experten glauben, dass etwa die Hälfte aller ERP-Projekte massive Probleme verursachen. Projektlaufzeiten werden erheblich überzogen, die Projektkosten explodieren.

IT als Management-Aufgabe

Oft ist die Geschäftsleitung zu wenig involviert. ERP greift jedoch tief ein in die Strukturen eines Unternehmens. Bevor man auf die Suche nach Software-Anbietern geht, muss man ein Gesamtkonzept entwickeln und die nötigen Organisations- und Prozessveränderungen angehen. Wer dies vertagt und stattdessen Teilprojektteams einsetzt, verursacht Reibungsverluste und Konflikte. Man orientiert sich viel zu sehr an den vorhandenen Betriebsabläufen und vermeidet den „großen Wurf“. Ein ERP-Projekt ist in erster Linie kein IT-Projekt, sondern ein Organisations-Projekt.

In der Startphase gilt es, die Rahmenbedingungen zu definieren. Das Top-Management muss die Kernfragen beantworten: Was wollen wir ändern? Was wollen wir mit dem Projekt erreichen? Wovon hängt der Erfolg ab und wo liegen die Risiken? Welches Budget und welcher – realistisch bemessene – Zeitrahmen steht zur Verfügung? Wer in der Firma soll sich darum kümmern, und kann dieser dafür ganz von der üblichen Arbeit freigestellt werden? Nebenher ist ein ERP-Projekt nicht zu machen.

Aufgaben klar definieren

Da bietet es sich an, Aufgaben nach außen zu delegieren. Infrage kommt ein Interims-Manager, der bereits Erfahrung mit ERP-Projekten und den damit verbundenen Umbruchphasen hat. Dieses Outsourcing nicht nur bei der Umsetzung, sondern auch auf der Leitungsebene hat einen weiteren Vorteil: Die anstehenden organisatorischen Veränderungen sorgen für Verunsicherung – oft nicht nur in der Zentrale, sondern auch in den Filialen, Lagerstandorten und bei den Geschäftspartnern. Ein Dritter – nicht eingebunden in die alten Hierarchien – kann hier freier agieren. Notwendig ist jedoch ein sorgfältig ausgearbeitetes Aufgabenprofil.

Erst wenn dies geklärt ist, geht es an die Implementierung. Handelsunternehmen hätten gern einen Werkvertrag und vorher fest vereinbarte Kosten. Die Implementierungspartner wissen aber, dass das Pflichtenheft oft ungenau ist und kalkulieren daher erhebliche Risikozuschläge ein. Ins Pflichtenheft gehören nicht die Punkte, die ohnedies Standard bei einer guten Software sind, sondern die geschäftskritischen Funktionen.

Interview mit Florian Bernauer, Geschäftsführer maxess Systemhaus, Kaiserslautern

Die Software muss den Anwendern helfen, ihr Tagesgeschäft optimal abzuwickeln. Dazu reicht es nach Ansicht von Florian Bernauer nicht aus, nur oberflächlich Prozesse abzubilden. Man muss das Spezialwissen der einzelnen Mitarbeiter in die Software integrieren. Der maxess-Geschäftsführer sieht die Warenwirtschaft als zentrales Instrument für viele Hype-Themen im Handel – von elektronischen Preisschildern über mobile Anwendungen bis hin zur Cloud.


Wie findet man einen guten Berater für ERP-Software?


Ein guter ERP-Berater muss in der Lage sein, individuelle Geschäftsprozesse in der Praxis mit den in der Software abgebildeten Funktionen optimal in Einklang zu bringen. Das setzt zum einen langjähriges Praxiswissen und vielfältige Projekterfahrung, zum anderen aber auch eine gute Kenntnis der zum Einsatz kommenden Software und deren Möglichkeiten voraus. Dabei ist es meines Erachtens nicht ausschlaggebend, welche Kenntnisse zuerst erworben werden – die ausgewogene Mischung macht es aus – kombiniert mit einer kommunikativen und offenen Art. Kurzum, um auf die Frage konkret zu antworten: Gute ERP Berater findet man bei maxess.

Kann man ERP-Implementierung in Teilbereiche gliedern oder empfehlen Sie die Umstellung in einem Ruck?

Dies kann man pauschal nicht beantworten, es hängt im Wesentlichen von der jeweiligen Situation und der Größe beziehungsweise der umzustellenden Bereiche des Projektes ab. Wir haben schon beide Varianten erfolgreich durchexerziert. Da eine Implementierung in den meisten Fällen parallel zum Tagesgeschäft abgewickelt werden muss, werden im Normalfall Teilbereiche definiert, welche sukzessive und mit einem geringeren Risiko und Ressourcenaufwand sequentiell umgestellt werden können. Je kleiner und überschaubarer der Projektumfang, desto größer die realistische Chance für eine „Big Bang“-Umstellung.

Warenwirtschaft ist nur so gut wie die gesammelten Daten. Wo stellen Sie die meisten Fehler in der Datenerfassung fest?

Das Fundament einer Warenwirtschaft bilden die Stammdaten, insbesondere die Artikeldaten. Die Pflege dieser wird aber oft vernachlässigt und inkonsequent durchgeführt, was zunächst Zeit spart, aber in späteren Prozessschritten zu Fehlern mit teils großen Auswirkungen führt.

Interview mit Johannes Schick, Geschäftsführer höltl Retail Solutions, Bad Hersfeld


Die Warenwirtschaft „RetailFlow Enterprise“ von höltl wurde als „Top Produkt Handel 2012“ auf der EuroCIS ausgezeichnet. Was steckt dahinter? Darüber sprachen wir mit Geschäftsführer Johannes Schick. Er glaubt, dass EDI jetzt auch für kleinere Händler praktikabel wird. Ausruhen kann er sich jedoch nicht. Der Software-Markt ist ein harter Markt.



Das „handelsjournal“ verlieh Ihnen nach einer Leserwahl die Auszeichnung „Top Produkt“ in Gold. Worin besteht die Innovation?


Unsere Warenwirtschaft ist völlig neu, kein Upgrade, kein Bit wurde aus dem Vorgängersystem übernommen. EDI ist jetzt der wichtige integrierte Bestandteil und hat einen noch höheren Stellenwert als die manuelle Dateneingabe vorher. Üblich ist im Softwaremarkt, EDI anzuflanschen. Bei uns standen die Prozesse bei der Entwicklung im Vordergrund. Es ist jetzt egal, wie die Daten ins System kommen – ob elektronisch oder manuell. Neu ist auch die Datenbank. Wir haben jetzt „EPC inside“, nach neuestem GS1-Standard und haben es erstmals geschafft, ein hybrides System zu entwickeln. Das heißt: Wir können einen Artikel gleichzeitig stückident, also mit EPC, und als EAN vorhalten. So kann der Handel langsam von EAN auf EPC umsteigen.

Wer ist die Zielgruppe – große Ketten oder kleine Fachhändler?

Unser erster Handelskunde war ein Schuh- und Sporthaus mit fünf Filialen. Mittlerweile bedienen wir sogar große internationale Konzerne. Wir als Software-Haus leben davon, dass es sich diversifiziert, dass es sowohl die Kleinen als auch die Großen bedient. Ein großes Projekt braucht manchmal zwei, drei Jahre, bis es gewonnen und umgesetzt werden kann. Da ist es gut, wenn man auch kleinere Händler hat. Die entscheiden manchmal schon innerhalb von zwei oder vier Wochen – aber sie sind nicht minder anspruchsvoll.

Unsere Warenwirtschaft ist so aufgebaut, dass wir die kleinen Häuser wie auch die Großen mit bis zu 1.000 Filialen abdecken können. Der Prozess dahinter – Artikelstamm oder Wareneingang bis hin zur Rechnungskontrolle – ist immer der Gleiche. Das Herz einer Warenwirtschaft hat das Ziel Bestände zu ermitteln und wie es dazu kam. Eben die völlige Transparenz der Prozesskette.

EDI ist für viele kleinere Händler viel zu komplex. Was sagen Sie dazu?

Das stimmte bisher, aber nicht mehr mit dem neuen System. Es ist nicht mehr nötig, EDI-Daten zu „mappen“. Wenn man früher mit EDI loslegen wollte, musste man verschiedenste Zuordnungen schaffen, um die Daten überhaupt einlesen zu können. Das haben wir völlig abgeschafft. Nach dem Einlesen kann sofort an der Kasse verkauft werden. Die Hausattribute kann man später nach und nach hinzufügen oder auch einfach die Warengruppen oder Stammdatenattribute des Herstellers verwenden.

Ein neues Automodell hat allerlei Kinderkrankheiten. Sind die bei Ihnen schon vorbei?

Die Pilotphase ist bereits abgeschlossen, das Produkt wurde im letzten Dreivierteljahr serienreif. Getestet haben wir mit einigen Vertikalen im Retail-Bereich und mit großen Häusern aus dem Katag-Intersport-Kreis. Die Katag AG ist Europas größter Fashion-Dienstleister für über 350 Händler mit mehr als 1.500 Standorten. Katag bietet ihnen Markenkollektionen, Flächenkonzepte, Marketing – aber auch EAN-Vorauszeichnung mit EDI-Anbindung. Intersport ist die größte deutsche Verbundgruppe für Sportfachhändler.

Wie schwierig ist es, eine Verbundgruppe unter einen Hut zu bekommen?

Bei einer Verbundgruppe gibt es als Ansprechpartner einerseits die Zentrale, andererseits ein paar Pionier-Händler, die sich nach einer Ankündigung innerhalb des Verbandes als Interessenten melden. Die werden dann üblicherweise Ideengeber für den Feinschliff in der Pilotphase.

Wer sind Ihre Wettbewerber – SAP und Microsoft?

Ich würde eher sagen: Wir sind in der Ebene darunter, obwohl es zu dem SAP- und Microsoft-Markt viele Überlappungen gibt. Ich sehe uns aber durchaus auch bei Händlern im dreistelligen Millionenbereich. Wir haben Kunden, die schon jetzt 70 Millionen Transaktionen im Jahr machen. Unsere Wettbewerber sind die üblichen Verdächtigen – zum Beispiel Hiltes und Futura, im Kassenbereich GK oder Torex.

Wie wird sich der Software-Markt für den Handel aus Ihrer Sicht entwickeln?

Auch im Software-Markt herrscht gnadenlose Verdrängung. Der Preisdruck nimmt weiter zu. Und heutzutage gibt es keine schlechten Systeme mehr, die wurden bereits verdrängt; es gibt nur gute und sehr gute. Der Markt wird enger. Es gibt laufend Konsolidierungen, Übernahmen, auch Aufgaben. Wenn wir als Software-Hersteller wachsen wollen, müssen wir anderen etwas wegnehmen. Ich sehe allerdings nicht, dass wir geschluckt werden. Im Gegenteil: Wenn ich unsere Zahlen betrachte, sind wir ganz klar Wegnehmer. Letztes Jahr war erneut ein Rekordjahr und die Aussichten für dieses Jahr sehen gut aus. Wir haben eine hohe Auslastung und suchen händeringend neue Leute.

Woran arbeiten Sie zurzeit? Sind die Neuheiten für die nächste EuroCIS schon klar?

Wir entdecken gerade den Sportmarkt. Und das machen wir immer so: Mit jeder neuen Handelsbranche sammeln wir neue Erfahrungen und bauen damit unseren Markt weiter aus. So war es vor ein paar Jahren bei den Kfz-Schilderprägern, einer ganz anderen Branche. Da kam ein Anbieter auf uns zu und jetzt sind wir Marktführer in diesem Segment. Die EuroCIS planen wir immer in der zweiten Hälfte des Jahres.

Interview: René Schellbach, EuroCIS.com