„Personalsoftware kann viel zur Mitarbeiter-Motivation beitragen“ - Interview mit Martin Timmann, Vice President Central Europe bei Torex

18/11/2011
Personaleinsatzplanung

Was spricht für den Einsatz spezieller Software zur Personaleinsatzplanung?

Die Einführung der Software-gesteuerten Personaleinsatzplanung sorgt praktisch immer für einen deutlichen Zuwachs an Transparenz und ermöglicht es dem Unternehmen, den Anforderungen an eine zeitgemäße, weil flexible Arbeitszeitgestaltung zu entsprechen. Dabei sinkt der Zeitaufwand für Personalplanung und Abrechnungen. Kosteneinsparungen ergeben sich durch den Abbau von Überstunden, durch den optimierten Personaleinsatz. Oft macht sich der Einsatz unserer Software innerhalb von zwei Jahren bezahlt. Genaue Zahlen hängen sehr stark vom Einzelfall ab.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich PEP-Software?

Bisher wurde PEP sehr stark als IT-Projekt gesehen. Inzwischen sind die Systeme benutzerfreundlicher geworden, so dass auch kleinere Betriebe die Möglichkeiten solcher Systeme nutzen können. Es gibt maßgeschneiderte Systeme für Unternehmen verschiedener Größen. Dies reicht von Kunden mit einer Filiale und 20 Mitarbeitern bis zu Unternehmen mit mehreren hundert Filialen und über 10.000 Mitarbeitern.

Wo in der Gastronomie lohnt sich PEP-Software?

In allen Bereichen – in einigen vielleicht nur die Zeiterfassung und Schichtplanung, in größeren Betrieben oder in der Systemgastronomie lohnt sich die Bedarfsermittlung und die automatische Einsatzplanung.
Arbeitszeiten können durch den Einsatz von Stechuhren, Zeiterfassungsterminals, Kassensystemen und PCs präzise erfasst werden. Die Torex-Lösung beinhaltet Funktionen zum optimalen Verwalten von Abwesenheiten, Überstunden, Verspätungen und Urlaub.

Verglichen mit anderen Branchen – wo stehen deutsche Hotels und Gastronomen beim Einsatz von Personalsoftware?

Unseres Wissens ist es in der Hotel- und Gastrobranche noch nicht sehr üblich, PEP zu benutzen. Wir sehen aber für größere Häuser durchaus die Möglichkeiten für die Planung der verschiedenen Mitarbeitergruppen.

Welches Vorgehen zur Einführung einer neuen Personalwirtschaft empfehlen Sie?

Wir empfehlen einen Workshop-Ansatz, der aus den folgenden Phasen besteht: Die Startphase beginnt mit einem Meeting, in dem wir mit dem Kunden die Grundlagen des Projektes und einen Projektplan definieren. Dann folgen Workshops, in denen die genauen Projektaufgaben erarbeitet werden. Die nächste Phase konzentriert sich auf die Zusammenstellung der relevanten Daten und die Realisierung notwendiger Schnittstellen. Wenn kundenindividuelle Software-Änderungen gewünscht sind, werden diese ebenfalls in dieser Phase realisiert. Die vorliegenden rechtlichen Rahmenbedingungen wie Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge werden in dieser Phase im System angelegt. Dann folgt die Implementation, beginnend mit einer Testinstallation an einzelnen Standorten. Jetzt werden die wichtigsten Anwender geschult. Nach der erfolgreichen Testphase wird die Software an allen Standorten übernommen. Diese Installationen kann der Kunde nach entsprechendem Training selbständig durchführen.

Zur Einführung einer Zeiterfassung gehört viel Diplomatie. Welche Ängste und Vorurteile müssen Führungskräfte ausräumen?

Mitarbeiter fürchten oft eine strenge Anwesenheitskontrolle durch Zeiterfassung. Sie fürchten eine ungenaue Berechnung der geleisteten Stunden. Man muss daher auf eine offene Gesprächskultur achten, auf Transparenz und Fairness. Die Abrechnung muss leicht verständlich sein, so dass jeder Mitarbeiter genau nachvollziehen kann, an welchem Tag wie viele Stunden geleistet und wie damit verbundene Zuschläge berechnet wurden.

Wie kann die Personalwirtschaft zur Motivation der Mitarbeiter beitragen?

Die Personalwirtschaft kann in der Tat viel zur Motivation beitragen – zunächst einmal durch eine genaue Berechnung der geleisteten Stunden. Wenn die Software Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigt, kommen die Mitarbeiter lieber zur Arbeit. Spät- und Nachtarbeitszeiten werden gerechter auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt. Arbeitszeitschutzgesetze werden bereits während des Planungsprozesses berücksichtigt.

Mitarbeiter haben Angst vor Minusstunden. In Hotel und Restaurant gibt es aber Spitzenzeiten, zu denen die Zeitkonten Reserven haben sollten. Was ist zu tun?

Mit einem Jahresarbeitszeitkonto kann dem Mitarbeiter deutlich gezeigt werden, wie sich die Jahresstunden auf die Monate verteilen und am Ende des Jahres ein ausgeglichenes Zeitkonto erreicht wird.

Welche Schwerpunkte setzen Sie bei den nächsten Versionen Ihrer PEP-Software?

Wir überarbeiten die Benutzeroberfläche und entwickeln Web-Services für die nächsten Versionen. Aber auch die Expansion in weitere Länder ist geplant.

Interview: René Schellbach, hogatec.de