„Personal ist im Handel größte Kostenblock und ein wichtiger Erfolgsfaktor“ - Interview mit Thomas Kirn, Teamleiter Vertrieb Süd/Handel, Atoss Software AG, München

18.11.2011
Personaleinsatzplanung

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich PEP-Software?

Zu unseren Kunden gehören natürlich viele große Unternehmen wie Aldi Süd, Edeka, Douglas Parfümerien, Thalia Bücher, Runners Point oder Puma. Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass bereits Unternehmen ab 200 Mitarbeitern und Filialen mit mindestens drei Mitarbeitern gleichzeitig auf der Fläche von unseren Lösungen profitieren. Wir bieten im Rahmen unserer Beratung häufig eine Potenzialanalyse an, die genau aufzeigt, wie groß das individuelle Nutzenpotenzial einer PEP-Lösung ist.

Wie schätzen Sie den Bedarf an PEP-Software im deutschsprachigen Handel ein?Verglichen mit anderen Branchen – wo steht der deutsche Handel beim Einsatz von Personalsoftware?

Nach unserer Einschätzung verfügen aktuell etwa 20 Prozent aller deutschen Unternehmen über leistungsfähige PEP-Lösungen. Während Krankenhäuser schon seit über zehn Jahren auf die automatische Dienstplanung setzen, ist die Nachfrage im Handel erst in den letzten fünf Jahren spürbar gewachsen. Die vielen Kunden, die wir in den letzten Jahren gewinnen konnten, zeigen, wie drängend das Thema bedarfsorientierter beziehungsweise kostenoptimierter Personaleinsatz in dieser Branche ist. Denn das Personal ist im Handel ganz einfach der größte Kostenblock und gleichzeitig ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es gilt, den gewünschten Service-Level zu sichern und dabei die Kosten zu optimieren.

Welche Schritte sind sinnvoll zur Ermittlung des Personalbedarfs?

Zunächst ist es sinnvoll, Klarheit über das eingesetzte Planungsverfahren – Top Down oder Bottom Up oder eine Kombination von beiden – zu erzielen. Im Falle der Bottom Up-Planung muss festgelegt werden, welche Bedarfstreiber den Personaleinsatz maßgeblich steuern. Typischerweise sind das Umsatz, Kundenzahl, Anzahl der Bons oder Wetterverhältnisse und Verkaufsereignisse. Sind die Bedarfstreiber festgelegt, erfolgt auf Basis historischer Daten und unter Berücksichtigung der Geschäftsentwicklung in Form von Trends eine Prognose für die Zukunft. Auf Basis der Prognose erfolgt dann unter Verwendung von unternehmensspezifischen Leistungskennziffern – zum Beispiel der Umsatzleistung pro Stunde oder der Mitarbeiterproduktivität – die Ermittlung des Personalbedarfs.

Welches Vorgehen zur Einführung einer neuen Personaleinsatzplanung empfehlen Sie?

Der Einführung einer Software für Personaleinsatzplanung sollte eine profunde Prozessanalyse vorausgehen. Denn darauf aufbauend können Unternehmen genau definieren, welche funktionalen, technischen und prozessualen Anforderungen sie an die Lösung haben. Nahezu genauso wichtig ist, schon frühzeitig Ziele zu definieren, die durch das Projekt erreicht werden sollen. Bei der Auswahl eines Anbieters spielen natürlich funktionale beziehungsweise technische Aspekte eine große Rolle, aber auch der Blick hinter die Kulissen ist wichtig: Wie solide ist das Unternehmen? Sind Branchen-Know-how und Referenzen vorhanden? Wird in Forschung und Entwicklung investiert? Da die Einführung einer Personaleinsatzplanung meist mit Veränderungen im Betrieb einhergeht, beispielsweise einer neuen Art der Zeiterfassung, müssen alle Beteiligten, auch der Betriebsrat, frühzeitig eingebunden werden. Ist die Software erst einmal installiert, wird sie im besten Fall mit Hilfe eines Piloten genau an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Auch das kostet Zeit, die eingeplant werden muss. Schließlich ist es ganz wichtig, dass Anwender umfassend geschult und ein oder mehrere Mitarbeiter als feste Anlaufstelle definiert werden. Vom professionellen Vorgehen hängt ganz entscheidend ab, ob die Lösung rasch akzeptiert wird.

Zur Einführung einer Zeiterfassung gehört viel Diplomatie. Welche Ängste und Vorurteile müssen Führungskräfte ausräumen? Wie kann die Personalwirtschaft zur Motivation der Mitarbeiter beitragen?

Unsere Projekte zeigen, dass anfängliche Skepsis in aller Regel rasch der Begeisterung weicht – und zwar auf allen Ebenen. Vor allem dann, wenn vorab Aufklärungsarbeit betrieben wurde. Die Mitarbeiter erkennen sehr schnell, dass ein professionelles Arbeitszeitmanagement die Grundlage für eine gerechtere und flexiblere Arbeitseinteilung bildet. Bei uns haben sie zum Beispiel über den so genannten Wunschdienstplan die Möglichkeit, Arbeitszeitwünsche einzureichen oder über eine integrierte Tauschbörse Dienste selbstständig zu wechseln. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre aktuellen Zeitsalden haben. Diese Transparenz wird als Vorteil wahrgenommen; das Mitspracherecht bei der Arbeitszeitplanung ist die beste Voraussetzung für eine motivierte Mannschaft. Hierbei leistet auch der Employee & Manager Self Service, mit dem Mitarbeiter aktiv in die Personalprozesse eingebunden werden, wertvolle Dienste.

Welche Analyse-Werkzeuge sind sinnvoll? Und was bewirken sie?

Um eine kontinuierliche Verbesserung der Methoden und Verfahren sicherzustellen, müssen die wesentlichen Parameter einer bedarfsoptimierten Personaleinsatzplanung permanent überwacht werden. Dazu gehört der kontinuierliche Abgleich zwischen Soll und Ist, beispielsweise prognostizierter Umsatz versus erwirtschafteter Umsatz oder geplantes versus tatsächlich benötigtes Personal. Integrierte Analysetools ermöglichen es, wesentliche Kerngrößen mit einer fundierten Datenbasis zu betrachten: Wie gut passt mein Personaleinsatz zum Personalbedarf? Gibt es Zeiten der Unter- und Überdeckung? Stimmen reale Arbeitszeit und geplanter Personaleinsatz überein? Auf diese Weise lassen sich wesentliche Rückschlüsse auf die Qualität der Prozesse und Verfahren ziehen und darauf basierend Optimierungsmaßnahmen ableiten.

Mitarbeiter haben Angst vor Minusstunden. Im Handel gibt es aber ganz am Ende des Jahres das Weihnachtsgeschäft, zu dem die Zeitkonten Reserven haben sollten. Was ist zu tun?

Genau aus diesem Grund geht der Trend hin zu längerfristigen Zeitkonten, die abhängig vom Geschäftsmodell definiert werden sollten. Das Angebot reicht von Jahresarbeitszeitkonten über Gleitzeitmodelle bis hin zu Langzeitkonten, die zum Beispiel für Sabbaticals genutzt werden. Vor allem im Handel, wo es extreme saisonale Schwankungen gibt, muss Handlungsspielraum da sein. Es reicht aber nicht aus, nur genügend „Puffer“ zu haben, auch die generelle Arbeitszeitgestaltung muss dem jeweiligen Geschäftsverlauf gerecht werden. Wichtig ist es deshalb, die Unternehmensanforderungen genau anzusehen und die passenden Arbeitszeitmodelle zu definieren.

Wann erreicht man mit PEP-Software den ROI, realistisch betrachtet?

Je nach Intensität der Nutzung unserer Lösung ist das in der Regel innerhalb von neun bis achtzehn Monaten der Fall. Ein Beispiel: Die rund 55 Edeka-Märkte Otto Reichelt in Berlin mit ihren ca. 2.000 Mitarbeitern benötigen seit der Einführung unserer Software allein für administrative Tätigkeiten rund 1.000 Arbeitsstunden weniger pro Monat. Durch Fehlbuchungen sind dem Unternehmen zudem jährlich Arbeitsstunden im Wert von ca. 200.000 Euro verloren gegangen. Und diese Effekte beziehen sich lediglich auf die Administration. Die Edeka-Konzernleitung rechnet mit viel signifikanteren Auswirkungen durch die Personaleinsatzplanung.

Welche Kostensenkungen oder Effizienz-Steigerungen konnten Sie in Kundenprojekten im Handel erreichen?

24 Prozent mehr Active Sales, 11 Prozent mehr Umsatz, eine um 5 Prozent höhere Abschöpfungsrate – das sind Zahlen aus unseren Projekten, die zeigen, wie hoch das Potenzial für Workforce Management im Handel tatsächlich ist. Denn gerade dort ist der Zusammenhang zwischen Mitarbeiterpräsenz auf der Verkaufsfläche und Verkaufserfolg direkt messbar. Sind die Mitarbeiter dann verfügbar, wenn die Kunden in den Laden kommen, steigen Abschöpfungsquote und Umsatz. Und auch die Kostenseite wird positiv beeinflusst: Dem Schweizer Buchhändler Thalia ist es durch bedarfsorientierte Planung gelungen, die Überstunden innerhalb von sieben Monaten um 75 Prozent zu reduzieren.

Welche Schwerpunkte setzen Sie bei den nächsten Versionen Ihrer PEP-Software? Was planen Sie zur nächsten EuroShop?

Oberste Maxime bei der Atoss-Produktentwicklung sind neben der Funktionalität Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit. Das Arbeitsumfeld, also die Software, muss sich danach ausrichten, wer daran arbeitet und welche Funktionen und Informationen im aktuellen Kontext gebraucht werden. Außerdem arbeiten wir kontinuierlich daran, den komplexen Vorgang der bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung zu vereinfachen. Dafür entwickeln wir in engem Schulterschluss mit unseren Kunden laufend intelligente Planungshilfen. Zur EuroShop stellen wir beispielsweise eine automatische Pausenoptimierung, einen flexiblen Besetzungsplan und die Möglichkeit vor, Szenarien durchzuspielen.

Interview: René Schellbach, iXtenso.com